¿Las auditorías internas pueden ser realizadas por externos?

¿Las auditorías internas pueden ser realizadas por externos?, esta es una pregunta que siempre me hacen, la respuesta es sí; y como todo tiene ventajas y desventajas, acá escribo mi punto de vista acerca de las auditorías internas que se hacen con externos.

Todas las normas de gestión requieren que se realicen auditorías internas, en especial las normas GFSI, como BRCGS Food, IFS Food y otras relacionadas; incluso las auditorías internas son requisitos fundamentales para lograr y mantener inocuidad de los alimentos.

¿qué es auditoría?

La norma ISO 19011:2018 define que una auditoría es «proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría».

En esta definición vemos tres características de una auditoría:

1. Procesos sistemático: para que algo sea sistemático, en la gestión de las organizaciones, tiene que ser repetitivo, planificado, con roles definidos y revisado para saber si fue eficaz y hacer las correcciones necesarias.
2. Actividad independiente: para que las auditorías sean independientes lo tienen que realizar persona que no están relacionadas a la actividad o procesos que será auditado «el auditor no audita su propio trabajo dentro de la organización».
3. Proceso documentado: dado que en la auditoría se obtienen evidencias, estas se deberían documentar para hacerlas contrastables. Se deben documentar la programación, planificación, evidencias, conclusiones y los resultados de acciones correctivas si es que se evidenciaron desviaciones respecto a los criterios.

¿Qué beneficios se tienen al realizar auditorías?

Clasificamos los beneficios de realizar auditorías internas en dos ámbitos, estos se muestran en la figura 1.

• Ayuda a cumplir requisitos: legales, del cliente y de normas de gestión
• Determina la eficacia: De planes HACCP, planes de defensa alimentaria, de planes para prevenir el fraude, de planes de calidad.
• Ayuda a proteger el producto: Una auditoría bien realizar ayudará a identificar el grado de control de inocuidad del producto.
• Entrega información para mejora continua: La información obtenida se puede usar para mejorar los procesos, los productos
• Ayuda a proteger la marca: Si no se hacen las auditorías, la empresa no sabrá si son eficaces sus planes, y al saberlo puede actuar si hay riesgos de negocio, por ejemplo si fallan los planes HACCP al control peligros de alto riesgo (por ejemplo patógenos que pueden crecer en los alimentos)

¿cómo sabemos si una auditoría es eficaz?

Si preguntamos a aun auditor puede ser que responda es cuando se identificaron muchas no conformidades o desviaciones, si preguntamos al auditado es posible que responsa que es cuando no se detectaron no conformidades. En realidad para que una auditoría sea considera eficaz debiera cumplir con las siguientes características:

• Cumplir el plan de auditoría.
• Lograr el objetivo de la auditoría.
• Documentar de forma apropiada los resultados.
• Que se hayan revisado los elementos del sistema y se hayan contrastado correctamente con los criterios de auditoria.

Para que una auditoría sea eficaz depende de la competencia del auditor, ya que según la definición, el auditor obtendrá la evidencia objetiva y esta evidencia debe evaluarla para determinar el nivel el nivel de cumplimiento respecto a los criterios.

Competencias requeridas del auditor

El Auditor, cuando realiza la auditoría, pasa el mayor tiempo obteniendo evidencia y evaluando estas; para lograr esto debe ser competente en:

• Sistemas de gestión.
• Peligros de inocuidad: patógenos, químicos, físicos.
• Procesos de producción de alimentos, productos y servicios que están relacionados al alcance de la auditoría.
• Manejo de requisitos legales, en especial a los relacionados a indicadores microbiológicos y químicos de los alimentos.
• Conocimiento y habilidades para auditar: técnicas de auditoría y de seguir líneas de investigación.
• Tener experiencia en auditorías y en el ámbito operacional correspondiente.

Ventajas de realizar auditorías internas con terceros

Dijimos que las auditorías internas si pueden ser realizado por externos y considerando lo anterior, las ventajas de realizarlas con externos se muestran en la figura 2.

• Se obtiene independencia de la actividad auditada.
• Sin pérdida de tiempo operativo: No se distrae a personal interno para que haga auditorias internas, de sus actividades operacionales (es decir usted se dedica a su negocio).
• Es mas eficaz, ya que el externo tiene mayor experiencia (usted debiera seleccionar a externos qué tienen experiencia y conocimientos según el ámbito que debe auditar).
• Ayuda a generar conciencia, ya que una auditoría con un tercero ayuda a que las personas logren mirar lo que hacen y porque lo hacen.

Conclusión

Las auditorías internas son requisitos de normas de gestión, estas se pueden hacer por terceros y tienen multiples beneficios. Las auditorías internas son los ojos de la Dirección de la empresa para saber la eficacia de la gestión.

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