Cuatro roles esenciales para la inocuidad

Para llevar a cabo su labor de manera efectiva, las jefaturas en empresas del sector de alimentos deben desempeñar cuatro roles esenciales para la inocuidad que son fundamentales para garantizar la seguridad alimentaria. Si estos roles no se ejecutan de manera eficaz, existe un riesgo considerable de contaminación de los alimentos, impacto negativo en la cultura del equipo de trabajo, repetición de problemas y afectación de los resultados de la empresa.

Cuatro roles esenciales para la inocuidad

Los líderes de departamento suelen dirigir a un equipo de empleados que desempeñan funciones en operaciones o en posiciones de supervisión. Cuando menciono «jefaturas», me refiero a cualquier persona en la organización que esté a cargo de personal, incluyendo Gerentes, Subgerentes, Jefes de Departamento y Supervisores. Independientemente del nivel jerárquico de la jefatura, es esencial que todos desempeñen cuatro roles fundamentales para garantizar la seguridad de los alimentos, en la figura 1 se muestra los 4 roles esenciales para la inocuidad.

Figura 1: Los 4 roles de una jefatura y el nivel de comportamiento según interacción de los roles esenciales.

Rol planificador

El primer rol entre los «Cuatro Roles Esenciales para la Inocuidad» implica que las jefaturas deben ser hábiles planificadores. Esto implica realizar tareas como:

• Definir los métodos y procedimientos a aplicar.
• Establecer objetivos, métricas y un plan para alcanzarlos.
• Diseñar un plan de control de los procesos.
• Determinar cómo dar seguimiento a los procesos.
• Definir las competencias requeridas para el personal a cargo.
• Asignar los recursos necesarios.

La profundidad de la planificación dependerá del nivel de la jefatura, pero la responsabilidad final recae en ellos. Por ejemplo, en una Gerencia, algunas de estas tareas pueden ser delegadas, pero la supervisión es esencial.

Rol entrenador – coach

El segundo rol entre los «Cuatro Roles Esenciales para la Inocuidad» se relaciona con la formación y el liderazgo. Las jefaturas deben desempeñar el papel de entrenadores para su equipo. Esto implica que deben estar preparados y comprender los procesos y métodos. A nivel gerencial, no necesariamente deben ser expertos en cada detalle, pero deben poseer conocimientos básicos para asignar responsabilidades de manera efectiva. Este rol involucra áreas como:

• Métodos y procedimientos del proceso.
• Riesgos de inocuidad, riesgos del proceso y sus controles.
• Riesgos del negocio y sus controles (Gerencias).
• Resolución de problemas.
• Fomento del trabajo en equipo.
• Comunicación efectiva.

La formación es esencial para que el personal comprenda y siga los planes diseñados y, de esta manera, se eviten problemas comunes relacionados con la seguridad alimentaria.

Es común que este rol no se cumpla eficazmente, por ello que se repiten los problemas de inocuidad, por ejemplo, errores de etiquetado (representan más de 1/3 de los retiros de mercado) o aplicación de planes de limpieza (la deficiencia de limpieza representa la no conformidad Nº 1 en auditorías de BRCGS Food).

Lo anterior es un factor de que los alimentos se vean afectados con contaminantes y peligros de inocuidad que afectan al consumidor y al negocio de la empresa.

Rol supervisor

El tercer rol entre los «Cuatro Roles Esenciales para la Inocuidad» implica la supervisión de las actividades realizadas por el personal a cargo. Esto garantiza que las tareas se lleven a cabo según lo planeado y que se obtengan los resultados deseados. La supervisión implica:

• Confirmar que el proceso se está ejecutando según lo planeado.
• Evaluar la estabilidad del proceso y tomar medidas para mejorarlo si es necesario.
• Comprobar que se cumplen los requisitos de higiene personal y del área de proceso (en procesos productivos).
• Verificar si se alcanzan los objetivos y se mantiene la inocuidad del alimento.

La falta de supervisión adecuada a menudo conduce a problemas detectados cuando el producto ya está en manos de los consumidores, lo que puede afectar la salud y la reputación de la empresa.

Este rol, dependiendo del nivel de la jefatura, puede hacer asignando las funciones a otras personas, sin embargo, la jefatura debiera diseñar la forma de control del proceso y asegurarse que se ejecuta según lo planificado.

Rol solucionador de problemas

El cuarto rol entre los «Cuatro Esenciales para la Inocuidad» implica la capacidad de resolver problemas en el contexto de la jefatura. Esto incluye abordar:

• Cambios derivados de acciones planificados dentro del proceso, por ejemplo, incorporación de nuevos equipos, modificaciones de líneas de producción, incorporación de nuevos productos, incorporación de nuevas materias primas, entre otros.
• Incidentes que surgen de ámbitos externos o internos, por ejemplo, una no conformidad detectada en auditorías u otros ámbitos, reclamos de clientes, productos no conformes detectados, entre otros.

Para desempeñar este rol, las jefaturas deben estar familiarizadas con métodos y técnicas para resolver problemas, como las 7 herramientas de la calidad, análisis de causa raíz y la evaluación de la eficacia de las soluciones.

En mi experiencia, este cuarto rol se hace en menor medida que los otros tres roles. Es común que las jefaturas esperen que el área de “Aseguramiento de la Calidad” solucionen los problemas derivados de no conformidades. La carencia de este rol en la Jefaturas, hace que los procesos sean costosos, al repetir los problemas.

La carencia de este rol a menudo resulta en la repetición de problemas y en procesos costosos. Las jefaturas no deben depender exclusivamente del equipo de «Aseguramiento de la Calidad» para resolver problemas, sino que también deben estar preparadas para abordarlos directamente.

Los diferentes comportamientos según la carencia de los cuatro roles esenciales para la inocuidad

En la Figura 1, se pueden identificar los cuatro roles fundamentales en relación a la inocuidad. En el centro de la figura, se destaca la interacción entre estos cuatro roles, lo que resulta en una gestión efectiva por parte de la jefatura, enfocada en la obtención de resultados, la prevención de la contaminación del producto y la mejora continua. Asimismo, en la figura se evidencian algunas interacciones en diversas áreas, como:

• Una jefatura que no está al tanto de lo que sucede es aquella que no ha desarrollado adecuadamente su función de supervisión.
• La jefatura que acumula numerosos problemas es aquella que no resuelve los mismos.
• Una jefatura que se dedica a apagar incendios es aquella que no planifica sus procesos y recurre a acciones de contingencia debido a la falta de un plan establecido.
• La jefatura que no conoce las actividades en sus procesos es aquella que no ha proporcionado la formación necesaria para llevar a cabo lo que previamente planificó.

Conclusión

Estos cuatro roles son fundamentales para las jefaturas, sin importar su nivel jerárquico. Cumplir con estos roles de manera efectiva mejora el cumplimiento de las especificaciones de inocuidad, calidad, legalidad y autenticidad de los alimentos. En última instancia, contribuye a la seguridad alimentaria y al éxito a largo plazo de la empresa.

Ver la video explicativo de los 4 roles esenciales para la inocuidad

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