Se realizan más de 200 mil auditorías SMETA y son los criterios de comercio ético que más se auditan en el mundo. En esta entrada de blog explicaremos el proceso de auditoría SMETA.
Proceso de auditoría SMETA
Primero debemos considerar que las auditorías SMETA no son auditorías de certificación, sino de validación del sistema de gestión de comercio ético.
La flexibilidad de las auditorías SMETA permite adaptarse a diversas industrias y condiciones.
Cada auditoría se compone de etapas que deben cumplirse para completar la validación de los procesos para el comercio ético de la empresa auditada, estas etapas son:
Imagen: Elaboración propia.
SMETA de 2 Pilares y 4 Pilares
La referencia a «2 Pilares» en SMETA se refiere a las áreas fundamentales que cubren las auditorías éticas: trabajo y ética comercial. El enfoque en estos dos pilares asegura una evaluación exhaustiva de la responsabilidad social y la ética en la cadena de suministro. Ver blog relacionado.
Cuando se habla de «4 Pilares» en SMETA, se agregan dos componentes adicionales: medio ambiente extendido y ética de negocios. Estos pilares amplían la evaluación para abordar de manera integral las prácticas sostenibles y la ética empresarial.
Imagen: Elaboración propia.
¿Cómo dar inicio a una auditoría SMETA?
Lo básico: la membresía de SEDEX se debe encontrar vigente (pagada para el período que corresponda).
Actividades de preparación de la auditoría SMETA
a) Confirmar la ejecución de la auditoría SMETA, con el comprador o miembro A de SEDEX.
b) Solicitar la siguiente información al cliente:
- ¿Se debe ejecutar una Auditoría de 2 o de 4 Pilares?
- ¿La auditoría será anunciada o semi anunciada?
- ¿En qué período del año se debe ejecutar la auditoría en sitio? Este período debe ser el de mayor producción y/o cuando se encuentre la mayor cantidad de personas trabajando en el sitio (trabajadores propios y de contratistas).
- ¿El cliente tiene alguna casa auditora de su preferencia?
- ¿Es requisito obligatorio utilizar la casa auditora preferida por el cliente?
c) Crear la auditoría en la plataforma SEDEX Advance.
d) Coordinar la auditoría SMETA en sitio con la Casa auditora seleccionada. La Casa auditora prepara y entrega el Plan de Auditoría SMETA.
e) Difundir internamente la información esencial sobre SMETA.
f) Recibir al equipo auditor en sitio y hacer ajustes al Plan de auditoría si es necesario, para optimizar el tiempo y poder demostrar la conformidad con los criterios de auditoría.
¿Cómo se ejecuta una auditoría SMETA en sitio?
Las actividades de ejecución de la auditoría son:
Luego de la reunión de inicio se realiza la selección de las personas a entrevistar y se organizan los horarios.
El orden de las actividades puede variar, es decir, se podrían realizar las entrevistas primero y el recorrido después. En el caso de un equipo auditor de 2 o más auditores estas actividades pueden ser realizadas en paralelo.
La revisión documental se realiza con la administración del sitio (Jefaturas o Gerencias), para comprobar lo observado durante el recorrido y también para verificar las declaraciones recibidas durante las entrevistas con los trabajadores.
Los Reportes SMETA deben contener solamente evidencia objetiva y verificable, es por esto que la información recopilada durante las 3 actividades de una auditoría se deben triangular para obtener hechos y no opiniones subjetivas.
Una vez finalizadas las 3 actividades de la auditoría, se preparan las reuniones de pre-cierre y cierre.
Reuniones de Pre-cierre y Cierre
Las reuniones de pre-cierre y cierre son momentos clave para que los Reportes de SMETA. En estas instancias debieran participar las máximas autoridades del sitio auditado y también los representantes de los trabajadores.
El objetivo de estas reuniones es afinar la información que será incorporada en los Reportes de SMETA.
Los Reportes de SMETA deben reflejar lo evidenciado durante la auditoría y deben los hallazgos de auditoría. En el caso de ser necesario tomar acciones de mejora, según lo reportado, estas deben ser implementadas con el compromiso de las Gerencias de la empresa auditada.
Tipos de hallazgo y requisitos SMETA
Tipos de hallazgo:
Los tipos de hallazgos descritos en los Reportes de SMETA se declaran al comparar la evidencia de auditoría con los criterios de auditoría (legales y de los Criterios de Medición SMETA).
Imagen: elaboración propia.
Criterios de Medición
Siempre utilizando como base los requisitos legales, los criterios de medición de SMETA establecen requisitos obligatorios y voluntarios.
Imagen: elaboración propia.
Reportes SMETA
Existen 2 Reportes:
Fuente: SEDEX Advance
Reporte SMETA 6.1.
Incluye todas las evidencias de auditoría: conformidad e incumplimientos, junto con las observaciones u oportunidades de mejora y los buenos ejemplos.
Reporte CAPR (Corrective Action Plan Report)
En el Reporte de Plan de Acción Correctiva o CAPR se establecen las acciones correctivas a implementar para cada No Conformidad declarada.
Para las Observaciones no es obligatorio implementar acciones correctivas, podrían implementarse acciones preventivas si la empresa auditada lo considera factible y apropiado.
Los buenos ejemplos registrados en los Reportes permiten mostrar a los compradores los procesos sistemáticos -implementados por los proveedores- que van más allá del cumplimiento de los requisitos legales, del Código ETI y otros requisitos voluntarios.
Para el cierre de las No Conformidades se definen actividades de seguimiento, que consiste en auditoría completa, parcial o seguimiento de escritorio.
El tipo de seguimiento (auditoría en sitio o remoto) depende de la clasificación de los hallazgos.
Esta clasificación también determina los plazos para la implementación de las acciones correctivas necesarias.
Auditoría de seguimiento completa:
Las auditorías de seguimiento en sitio se coordinan previamente con la casa auditora.
Auditoría de seguimiento parcial:
Las auditorías de seguimiento de escritorio se realizan de forma remota, en comunicación entre el sitio auditado y el equipo auditor quienes actualizan Sedex Advance a medida que se implementan las acciones correctivas comprometidas.
Seguimiento de escritorio:
No se requiere visita al sitio, el auditor (a) revisa la información de cierre de los hallazgos la empresa que fue auditada.
Conclusión:
SMETA es la herramienta de auditoría de SEDEX, diseñada para evidenciar el cumplimiento de los criterios de medición de SMETA 6.1 para 2 o 4 Pilares.
Existen dos Reportes de auditoría SMETA, los que entregan toda la información sobre las auditorías realizadas en sitio. Esta información se encuentra disponible en la Plataforma SEDEX Advance, donde es administrada y actualizada permanentemente.
Después de realizada una auditoría en Sitio, se realizan seguimientos para verificar la mejora continua de los procesos auditados.
Paola Luppi
Paola es Auditora Líder en normas de sustentabilidad, que incluyen: SMETA, ISO 45001, ISO 14001 y otras.
Tiene más de 18 años de experiencia en sistemas de gestión en diversos puestos, incluido, Gerente Técnico en una de las certificadoras internacionales.
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